Handlungsempfehlungen und Informationen zum technischen Prozess der Meldeverarbeitung

Im Frühjahr 2024 führte die OeNB eine Umfrage unter Meldenden und technischen Partnern zum technischen Meldeverarbeitungsprozess durch. Die dabei erhaltenen Rückmeldungen waren für uns von großer Bedeutung, da sie uns helfen, unsere Prozesse kontinuierlich zu evaluieren und zu verbessern. Dank dieser Anregungen konnten wir wertvolle Einblicke gewinnen und Verbesserungsvorschläge aufnehmen.

Bei der Analyse der Vorschläge zeigte sich jedoch auch, dass nicht alle zu einer tatsächlichen Verbesserung der bestehenden Prozesse führen würden oder Anpassungen erfordern, die außerhalb des direkten Einflussbereichs der OeNB liegen. In diesen Fällen wäre es sinnvoller, Änderungen auf Seiten der Meldenden, der technischen Partner oder der eingesetzten Applikationen vorzunehmen, um eine reibungslosere und effizientere Meldeverarbeitung zu gewährleisten. Um den Prozess gemeinsam zu optimieren, haben wir auf Grundlage der Rückmeldungen Handlungsempfehlungen und weitere Informationen formuliert. Diese zielen darauf ab, Lösungsansätze aufzuzeigen und zu erläutern, wie durch prozessuale oder organisatorische Anpassungen direkt bei den Meldenden oder technischen Partnern die Effizienz und Effektivität des Meldeverarbeitungsprozesses gesteigert werden kann.

Wir möchten betonen, dass wir weiterhin bemüht sind, die Anregungen in unsere langfristige Planung und Optimierung einfließen zu lassen. Gleichzeitig hoffen wir, dass die nachfolgenden Empfehlungen und Informationen dabei helfen, die bestehenden Prozesse bestmöglich zu nutzen.

Geplante Verbesserungen

(Stand Oktober 2024)

Rückmeldungszeiten: Wir arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung unserer internen Prozesse und IT-Systeme. Durch die Analyse von Prüfungslangläufern identifizieren wir gezielt Bereiche, in denen Optimierungsbedarf besteht. Zudem setzen wir auf fokussierte Erweiterungen unserer IT-Ressourcen, wie mehr Speicher und zusätzliche Threads, um die Verarbeitungszeit zu verkürzen und die Effizienz zu steigern. Die letzte Erhöhung von Threads sowie Speicher hat im Sommer 2024 stattgefunden. Optimierungen von (ausgewählten) Prüfungen finden laufend statt (momentaner Fokus liegt auf den Beziehungsprüfungen mit den Funktionen getBez() und checkBez() ).
Selfservice-Applikation: Die OeNB analysiert die Einführung einer Selfservice-Applikation. Eine solche Applikation soll es den Meldenden ermöglichen, den Status ihrer Meldungen selbst einzusehen. Damit könnten potenzielle Unklarheiten in Bezug auf die Meldungslegung effizient geklärt werden. Ob oder wann es zu einer Umsetzung dieser Applikation kommt, ist aktuell noch offen.
PDF-Rückmeldungsanhang: Ein Umbau der Rückmeldungsemails und PDF-Anhänge ist geplant. Die Änderungen zielen darauf ab, die wichtigen Informationen besser und gezielter darzustellen. Ist bereits in Implementierung, geplante Aktivierung in Q1 2025.
Zentrale Erhebungsübersicht: Die Darstellung der Meldetermine in der Zentralen Erhebungsübersicht soll übersichtlicher gestaltet werden. Ist bereits in Analyse, geplante Aktivierung in Q1 2025.
OeNB-Meldeverarbeitungskomponenten: Beim Update der OeNB-MV-Komponenten-Datei wird in der begleitenden OeNB-Information aufgelistet, welche Komponenten sich gegenüber dem Letztstand der Datei verändert haben und - wenn möglich - welche Erhebungen das Update betrifft. Ist bereits in Implementierung, geplante Aktivierung in Q1 2025.

Handlungsempfehlungen für die Meldenden

Anmeldung zum Newsletter

Newsletter werden von der OeNB als wesentliche Kommunikationsschiene für inhaltliche und technische Informationen genutzt, weshalb das Abonnieren des Newsletters nachdrücklich empfohlen wird. Unter folgendem Link können Sie aus einer Vielzahl an unterschiedlichen Themenbereichen wählen und sich im Anschluss mit Ihren Kontaktdaten anmelden.

Nutzung der Datenverarbeitungskomponenten

Die OeNB bietet eine Reihe an Datenverarbeitungskomponenten an, die unterschiedlichen Zwecken während des Verarbeitungsprozesses dienen. Eine detaillierte Auflistung finden Sie unter folgendem Link: Komponenten der Datenverarbeitung (PDF, 0,1 MB).

Wir möchten dabei Folgendes hervorheben:

1) Die Nutzung der Datenverarbeitungskomponenten (wie beispielsweise der OeNB-Information, der Prüfungsstammdaten, der unterschiedlichen Quittungsarten etc.) ist ein essentieller Bestandteil der effizienten Durchführung der Meldeverarbeitung. Die OeNB setzt dabei auf Transparenz des Meldeverarbeitungsprozesses, indem jegliche Prozessschritte (wie beispielsweise Erhebungsstammdatenänderungen, Meldungseingang, Prüfregelverletzungen etc.) eine (Re-)Aktion der OeNB auslösen, wobei die dabei versendete Information maschinenlesbar ist, um eine nahtlose Integration in die genutzten Applikationen der Meldepflichtigen zu ermöglichen und so eine effiziente Weiterverarbeitung sicherzustellen.

2) Es wird eindringlich empfohlen, die Meldedaten intern gründlich zu validieren und zu prüfen, bevor sie an die OeNB übermittelt werden. Durch eine sorgfältige Vorabprüfung können Rückfragen und Korrekturprozesse minimiert werden, was zu einer schnelleren und effizienteren Verarbeitung führt.

3) Nach der Übermittlung von Meldedaten erhalten die Meldepflichtigen von der OeNB Quittungen und/oder Fehler-/Rückfragelisten, die den Status der eingereichten Meldungen dokumentieren. Es wird empfohlen, diese Rückmeldungen zeitnah und systematisch zu verarbeiten, um die Fristen einzuhalten und die Datenqualität zu gewährleisten.

4) Um den Meldeverarbeitungsprozess weiter zu optimieren, wird empfohlen, ein eigenes Benachrichtigungssystem zu implementieren, das über den Eingang von Quittungen und Fehler-/Rückfragelisten informiert. Anstatt auf die E-Mail-Benachrichtigungen der OeNB zu warten, kann ein internes System, das den Eingang dieser Informationen überwacht und die zuständigen Mitarbeitenden sofort benachrichtigt, die Reaktionszeiten erheblich verkürzen. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und reduziert das Risiko von verpassten oder übersehenen Benachrichtigungen, was wiederum zu einer effizienteren Prozessabwicklung führt.

Nutzung von Sammelemailadressen

Die OeNB hat sich bereits vor einiger Zeit dazu entschieden in der Meldeverarbeitung vorrangig Sammelemailadressen zu verwenden. Sammelmailadressen sind bei der Beantwortung von Anfragen oft besser als Einzelpersonen-Mailadressen, da sie mehrere Vorteile bieten. Erstens ermöglichen sie eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast, da mehrere Personen auf die eingehenden E-Mails zugreifen und diese beantworten können. Das sorgt für schnellere Reaktionszeiten und verhindert Verzögerungen, die durch Abwesenheit oder Überlastung einer einzelnen Person entstehen könnten. Zweitens bleibt die Kommunikation für alle Beteiligten konsistent und nachvollziehbar, da alle relevanten Personen Zugriff auf die gesamte Korrespondenz haben. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und die Kommunikation reibungsloser und effizienter verläuft. Aus diesen Gründen erachten wir die Verwendung von Sammelmailadressen auch auf Seiten der Meldepflichtigen als sehr positiv.

An dieser Stelle möchten wir zudem auch auf die Kontaktdatenerhebung verweisen, die zum Zwecke der Automatisierung der Verwaltung von Kontaktdaten eingeführt wurde und eine standardisierte Übermittlung von Kontaktinformationen an die OeNB möglich macht.

Stornierung von OeNB-Identnummern und Nutzung der Standardisierten Stammdaten (SSD)

Im Zuge der Ident-Neuanlage kann es vorkommen, dass Idents doppelt, aber mit unterschiedlichen OeNB-Identnummern angelegt werden und somit für eine gewisse Zeit parallel existieren. In solchen Fällen ist es somit möglich, dass in Meldungen an die OeNB beide Identnummern verwendet werden. Sobald die OeNB solche doppelten Idents entdeckt, wird einer der beiden Idents storniert. Sollten wir bereits eine Meldung mit einem fehlerhaften Ident erhalten haben, wird die Meldung in Form einer negativen Quittung zurückgewiesen. Infolgedessen versendet die OeNB eine Informationsdatei in der die Nachfolgeidentnummer bekannt gegeben wird, die stattdessen verwendet werden soll. Sobald ein Ident storniert wurde, erfolgt eine Verständigung seitens der OeNB per E-Mail (an fachliche Ansprechpersonen; per XML an technische Partner). Das XML beinhaltet die Storno-ID, die für die Antwortmeldung benötigt wird (in der E-Mail ist diese jedoch nicht enthalten). Wenn stornierte Idents mittels Storno-ID ausgebessert werden, erhält der technische Partner eine positive Quittung.

Handlungsempfehlungen zu SSD/Standardisierte Stammdaten:

Fehler Nr. 3 mit Priorität behandeln: Über den SSD-Abgleichprozess wird die Information über eine Stornierung einer Identnummer unmittelbar kommuniziert. Fehler Nr. 3 wird an die Meldepflichtigen geliefert, sofern versucht wird, eine stornierte Identnummer abzugleichen. Die Fehlerrückmeldung inkludiert die Nachfolge-Identnummer, die für Meldungen verwendet werden muss. Fehler Nr. 3 ist daher mit Priorität zu behandeln.
Regelmäßiger SSD-Abgleich: Um u. a. Fehler Nr. 3 zeitnah zu erhalten, ist es notwendig, dass regelmäßig SSD-Abgleiche durchgeführt werden. Wir empfehlen einen SSD-Abgleich am Monatsanfang, Monatsmitte sowie am Monatsende.

Rückmeldungszeiten

Wir sind uns bewusst, dass es zu bestimmten Zeiten zu längeren Reaktionszeiten seitens der OeNB kommen kann. Dies liegt vor allem daran, dass um die Meldetermine eine große Anzahl an Meldungen übermittelt wird. Die OeNB arbeitet die eingehenden Meldungen in sequentieller Reihenfolge ab. Da jede Meldung individuell geprüft werden muss und bei Fehlern oder Prüfregelverletzungen entsprechende Rückmeldungen generiert werden, wird in solchen Phasen die Verarbeitungskapazität stark beansprucht, was zu längeren Reaktionszeiten führen kann. Um die Meldeverarbeitung dennoch effizient zu halten und Reaktionszeiten zu minimieren, empfehlen wir dringend:

Rechtzeitige Übermittlung der Meldungen: Eine der besten Möglichkeiten, Verzögerungen zu vermeiden, besteht darin, Ihre Meldungen frühzeitig an die OeNB zu übermitteln. Dies verringert das Risiko von Verarbeitungsengpässen, insbesondere bei umfangreicheren oder komplexeren Meldungen.
Vorabprüfung der Meldedaten: Da gesetzlich festgehalten ist, dass korrekte Daten zu übermitteln sind, gehen wir davon aus, dass Ihre Meldedaten vor der Übermittlung geprüft werden! Durch interne Validierungen können potenzielle Fehler oder Prüfregelverletzungen bereits im Vorfeld erkannt und behoben werden. Dies reduziert die Notwendigkeit für Rückfragen und das erneute Senden von Meldungen oder Rückfrageantworten und erhöht somit den Verarbeitungsprozess.

Nutzung der OeNB-Testumgebung

Die OeNB bietet eine Testumgebung der Meldeverarbeitungssysteme an. Bitte beachten Sie, dass in der Testumgebung keine produktiven Daten verwendet werden dürfen! Stellen Sie sicher, dass die Daten, die Sie in der Testumgebung verwenden, ausschließlich zu Testzwecken generiert wurden und keine sensiblen oder echten Informationen enthalten. Da die Testumgebung des Stammdatensystems aus Ressourcengründen nicht tagesaktuell gehalten werden kann, empfehlen wir außerdem, auf Dummies und bereits länger bestehende Identnummern zurückzugreifen, da ansonsten technische Zurückweisungen die Folge sind. Bevor Sie die Testumgebung nutzen möchten, ist es wichtig, dass Sie sich im Vorfeld an die zuständigen Erhebungsverantwortlichen wenden. Dies stellt sicher, dass die Testumgebung betriebsbereit ist und die Stammdaten der zu testenden Erhebung aktuell sind. Nur so kann gewährleistet werden, dass Ihre Tests unter realistischen Bedingungen durchgeführt werden und die Ergebnisse aussagekräftig sind.

Weitere Informationen

Informationen zur Nutzung von OeNB-Portal/MeldeWeb

Die OeNB ist verpflichtet, im Rahmen einer Meldungslegung die meldungsübermittelnde Person eindeutig zu identifizieren und sicherzustellen, dass diese Person durch die meldepflichtige Einheit zur Meldungsübermittlung berechtigt wurde. Die eindeutige Identifikation wird in Österreich mit dem Login mittels ID Austria (Basisfunktion) bzw. für Benutzer:innen im Ausland mit dem EU-Login gewährleistet. Der EU-Login ermöglicht Benutzer:innen aus rund 20 Ländern mit ihrer lokalen elektronischen Identität über den eIDAS-Knoten der Republik Österreich am OeNB-Portal einzusteigen. Die Benutzer:innenverwaltung (Anlage, Bearbeitung und Löschung von Berechtigungen) erfolgt über das Unternehmensserviceportal (USP). Nach der Weiterleitung vom USP zum OeNB-Portal kann die/der USP-Administrator:in der meldepflichtigen Einheit im „Admin-Bereich“ die Berechtigungen verwalten. In diesem Zusammenhang überprüft die Berechtigungsverwaltung der OeNB aktuell, ob zukünftig auch das OeNB-Portal am USP-Vertretungsmanagement eingebunden werden kann.

Die OeNB empfiehlt, dass pro meldepflichtiger Einheit mindestens zwei Personen zur Meldungsübermittlung berechtigt werden (Vertretungsmöglichkeit).

Für den Bereich der Außenwirtschaftsstatistik wird noch auf folgende hilfreiche Punkte hingewiesen:

Die Ausweisrichtlinie zur Meldeverordnung ZABIL 1/2022 der OeNB betreffend die statistische Erfassung des grenzüberschreitenden Kapitalverkehrs wird auch in englischer Sprache angeboten: www.oenb.at/aussenwirtschaft-wiki-en. Die Angebote in englischer Sprache werden laufend erweitert.
Sollte es zu einem Meldefehler gekommen sein, ist umgehend eine Meldungskorrektur zu übermitteln. Meldungen mit Onlineformular sind über den Menüpunkt Meldungshistorie wieder in Bearbeitung zu nehmen und zu korrigieren. Meldungen mittels Upload-File sind durch den Upload einer korrigierten Meldungsdatei zu korrigieren. Die bisherige Meldung wird durch die Meldungskorrektur ersetzt.
Mit Erhalt einer positiven Quittung zu einer Meldungsübermittlung in MeldeWeb wird für Meldungen zu den Erhebungen AWBET, AWBES, AWFUV und AWVLM unter dem Menüpunkt Meldungshistorie ein Meldenachweis angeboten.

Informationen zu Prüfungen: Aktivierung, Toleranzgrenzen, geprüfte Daten, Fehlermeldungen und Änderungsinformationen

Bei der Umsetzung von Prüfungen ist die OeNB vielerorts an internationale Vorgaben gebunden, wodurch eigenständige Anpassungen in diesem Bereich meist nicht möglich sind. So können zum Beispiel Deaktivierungen von inhaltlich fehlerhaften Prüfungen nur dann erfolgen, wenn dies auf internationaler Ebene festgelegt wurde. Auch das Kennzeichen "Geprüfte Daten" kann nicht berücksichtigt werden, da dieses im internationalen Bereich nicht existiert.

Toleranzgrenzen werden, da wo vorgegeben, stets gesetzt und durch die Einführung der Intervallarithmetik optimiert. Eine Erleichterung der Verarbeitung von Prüfungen wird zudem aufgrund der Einführung der Kommentarcodes erreicht. Eine verbale Fehlerbeschreibung ist aufgrund der sehr hohen Anzahl und Volatilität internationaler Prüfungen nicht möglich.

Im Bereich der nationalen Prüfungen ist die OeNB hingegen laufend bemüht, bei allen oben genannten Themen Verbesserungen vorzunehmen.

Die Kommunikation von Änderungen der Meldeanforderungen sowie Erhebungs- und Prüfungsstammdaten erfolgt über verschiedene Kanäle:
1) OeNB-Information: informiert über alle Änderungen der Erhebungs- und Prüfungsstammdaten
2) MDI (betreffend Banken): zentrale inhaltliche Dokumentation (inkl. Versionspublikation und automatischer Benachrichtigung)
3) Newsletter: bei größeren Anpassungen als Ergänzung zu den restlichen Punkten
4) SCOM (betreffend Banken): bei größeren Anpassungen als Ergänzung zu den restlichen Punkten

Wenig umfangreiche Neuerungen werden ausschließlich über die Punkte 1 und/oder 2 kommuniziert.